ሞገስ ወርቁ
የአብክመ ሥነ-ምግባርና ጸረ-ሙስና ኮሚሽን
እቅድ ዝግጅትና ግምገማ ዳይሬክተር
የእቅድ ዝግጅት (Planning/Plan Preparation) ማለት አንድ ተቋም፣ ድርጅት ወይም ግለሰብ የወደፊት ግቦቹን ለማሳካት የሚከተላቸውን ስልቶች፣ ድርጊቶች እና ግብዓቶች አስቀድሞ ስልታዊ በሆነ መንገድ የሚነድፍበት ሂደት ነው።
የእቅድ ዝግጅት ዋና ዋና አካላት እና መከተል ያለባቸው ደረጃዎች የሚከተሉት ናቸው፦
1. የእቅድ ዝግጅት ዋና ዋና ደረጃዎች (Steps)
የሁኔታዎች ትንተና (Situation Analysis): የተቋሙን ነባራዊ ጥንካሬ፣ ድክመት፣ መልካም አጋጣሚዎች እና ስጋቶች (SWOT Analysis) መለየት።
የግብ እና ዓላማዎች መቅረጽ (Setting Goals & Objectives): ሊደረስባቸው የሚፈልጉትን ግቦች በግልጽ ማስቀመጥ። ግቦች SMART (የተለኩ፣ ሊሳኩ የሚችሉ፣ ከጊዜ ገደብ ጋር የተያያዙ) መሆን አለባቸው።
የድርጊት መርሃ-ግብር ማዘጋጀት (Action Plan): የተቀመጡትን ግቦች ለማሳካት ምን ምን ሥራዎች፣ በማን፣ መቼ እና እንዴት እንደሚከናወኑ በዝርዝር ማስቀመጥ።
የግብዓት እና በጀት መወሰን (Resource & Budget Allocation): ለሥራው የሚያስፈልጉትን የሰው ኃይል፣ የገንዘብ እና የቁሳቁስ ፍላጎት መገመት።
የክትትልና ግምገማ ሥርዓት መዘርጋት (Monitoring & Evaluation): ሥራው በታቀደው መሠረት መሄዱንና አለመሄዱን የምንለካበት አመላካቾች (KPIs) ማስቀመጥ።
2. የእቅድ ዓይነቶች በጊዜ ገደብ (Types of Plans)
የረጅም ጊዜ እቅድ (Strategic Plan): አብዛኛውን ጊዜ ከ3 እስከ 5 ዓመታት ወይም ከዚያ በላይ የሚሸፍን ሰፊ የተቋም ራዕይ።
የመካከለኛ ጊዜ እቅድ (Tactical Plan): ከ1 እስከ 3 ዓመታት የሚሸፍንና ስልታዊ እቅዱን ወደ ተግባር ለመቀየር የሚረዳ።
የአጭር ጊዜ/ዓመታዊ እቅድ (Operational Plan): በየቀኑ፣ በየሳምንቱ ወይም በየወሩ የሚከናወኑ ዝርዝር ተግባራትን የያዘ የ1 ዓመት እቅድ።
3. የእቅድ ዝግጅት ጥቅሞች
ግልጽ አቅጣጫ እና ትኩረት ለመስጠት ይረዳል።
የሀብትና የባክነት ሁኔታን ይቀንሳል።
የውሳኔ አሰጣጥ ሂደትን ያመቻቻል።
የክትትልና ቁጥጥር ሥራን ቀላል ያደርጋል።
